Datenschutzerklärung

Stand: 6. September 2026 · Version 1.1

1. Verantwortlicher

PRINCEBERG FlexCo, FN 672072 t, eingetragen beim Landesgericht Wien, Geschäftsanschrift in Wien, Österreich. E-Mail: datenschutz@princeberg.com.

2. Datenkategorien

  • Account-Daten: Name, E-Mail, Hash des Passworts, optional Microsoft-Entra-ID-Profilfelder.
  • Inhaltliche Daten: Mandantenakten, hochgeladene Dokumente, Chat-Konversationen, generierte Schriftsätze. Verschlüsselt at-rest (AES-256-GCM für sensible Felder, transparent für Standardfelder).
  • Nutzungsdaten: Audit-Log-Einträge (User, Aktion, Zeitstempel, IP-Adresse) zur Compliance-Nachweisführung. 7 Jahre Aufbewahrung (steuerrechtlich), danach Archivierung in verschlüsseltem Blob-Storage.
  • Abrechnungs-Daten: Rechnungsadresse, Bestellungen und Rechnungen der Kanzlei. Kein Zahlungsdienstleister, keine Kartendaten.

3. Office-Add-ins (Word & Outlook)

Die Princeberg-Add-ins für Microsoft Word und Outlook verarbeiten folgende Daten:

  • Word-Add-in: der von der Nutzerin bzw. dem Nutzer im Dokument markierte Text wird zur Verarbeitung (z. B. Verbessern, Anonymisieren, Übersetzen, Playbook-Redline) an die Princeberg-API übermittelt.
  • Outlook-Add-in: Betreff, Absender und ein Textauszug der geöffneten E-Mail sowie von der Nutzerin bzw. dem Nutzer gewählte Anhänge werden zur Klassifizierung, Projekt-Zuordnung und Fristenerkennung an die Princeberg-API übermittelt.
  • Anmeldung: erfolgt über das bestehende Princeberg-Konto der Kanzlei, nicht über das Microsoft-Konto. Es werden keine Microsoft-Kontodaten (Postfach-Inhalte über die genannten Auszüge hinaus, Kalender, Kontakte o. Ä.) durch die Add-ins erfasst.
  • Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt ausschließlich an die in Abschnitt 5 genannten Auftragsverarbeiter, nicht darüber hinaus.

4. Rechtsgrundlage

Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsverhältnisses mit der Kanzlei (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO).

5. Sub-Auftragsverarbeiter

Wir setzen Auftragsverarbeiter aus folgenden Kategorien ein: Cloud-Hosting und Datenbanken, KI-Modelle, Versand von System-E-Mails und Zahlungsabwicklung. Mit allen bestehen Verträge nach Art 28 DSGVO. Kanzleien erhalten die vollständige Liste mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Ihre Rechte (Art 15-22 DSGVO)

  • Auskunft über gespeicherte Daten
  • Berichtigung unrichtiger Daten
  • Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, 30-Tage-Grace)
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit (Export als JSON unter /account/data-privacy)
  • Widerspruch gegen Verarbeitung

7. Datentransfer in Drittländer

Standard-Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR. Aktuell bestehen keine Drittland-Transfers; sollten künftig Sub-Auftragsverarbeiter außerhalb der EU/EWR hinzukommen, erfolgt dies auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen oder Standardvertragsklauseln (SCC).

8. Cookies + Tracking

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session, CSRF-Token). Kein Tracking durch Drittanbieter im Standardbetrieb.

9. Beschwerderecht

Bei Datenschutzbeschwerden wenden Sie sich bitte zuerst an uns. Sie haben zudem das Recht, sich an die österreichische Datenschutzbehörde zu wenden (dsb.gv.at).

10. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir per E-Mail und mit 30 Tagen Vorlauf.