Datenformate und Anbieterwechsel

Der Administrator einer Kanzlei startet den Gesamtexport jederzeit selbst: in der Kanzlei-Verwaltung unter Daten → „Alle Daten exportieren“. Der Export ist kostenlos und nicht kontingentiert. Er entsteht im Hintergrund; danach lädt der Administrator das Archiv über einen verschlüsselten Link (HTTPS) herunter, der 15 Minuten gilt und jederzeit neu angefordert werden kann.

Das Archiv steht sieben Tage nach seiner Erstellung zum Abruf bereit und wird danach gelöscht; ein neuer Export ist jederzeit möglich. Ein Export gibt den Stand zum Zeitpunkt seiner Erstellung wieder. Auf schriftliches Ersuchen der Kanzlei erstellt PRINCEBERG den Export und übergibt ihn der Kanzlei oder, auf ihre Weisung, dem neuen Anbieter.

• Ein ZIP-Archiv mit einer JSON-Datei je Bereich und den Originaldateien.
• JSON nach RFC 8259 in UTF-8: jede Datei ist eine Liste von Objekten, ein Objekt je Eintrag, mit sprechenden Feldnamen.
• Zeitpunkte nach ISO 8601 in koordinierter Weltzeit (UTC), Kalendertage als JJJJ-MM-TT.
• Jeder Eintrag hat eine eindeutige Kennung (UUID). Verweise zwischen den Dateien laufen über diese Kennungen, etwa project_id, document_id, kontakt_id und user_id.
• Dokumente liegen unverändert im gespeicherten Format (etwa PDF, DOCX, EML oder MSG), eine Datei je gespeicherter Fassung; die JSON-Einträge nennen den Pfad jeder Datei im Archiv.
• manifest.json fasst den Export maschinenlesbar zusammen (Format princeberg-kanzleiexport, Version 1, Einträge je Bereich, Zahl der Dateien); LIESMICH.md beschreibt Format und Inhalt in Worten.

Exportiert werden alle Kundendaten: Dokumente samt gespeicherter Fassungen, E-Mails, Akten mit Fristen, Beteiligten und Aufgaben, Chats und Ergebnisse, Tabellen sowie die Einstellungen der Kanzlei. Das Archiv enthält diese Dateien:

• kanzlei/kanzlei.jsonKanzlei und EinstellungenDie Kanzlei mit ihren Einstellungen (Anschrift, Kammer, Farben, Eingang, Netzwerke, Microsoft-Anmeldung ohne Geheimnisse) und ihrem Kanzleiprofil; das Logo liegt unter logo.
• kanzlei/nutzer.jsonNutzerDie Nutzer der Kanzlei mit Rolle und Status; ohne Passwörter, zweiten Faktor und Zugangsschlüssel.
• kanzlei/briefkoepfe.jsonBriefköpfeDie Briefköpfe der Kanzlei und ihrer Nutzer (Kopf- und Fußzeilen, Angaben, Gestaltung); Logo, Unterschrift und Word-Vorlage liegen unter dateien.
• kanzlei/vorlagen.jsonVorlagen der KanzleiDie eigenen Vorlagen der Kanzlei mit ihren Platzhaltern; die hochgeladene Originaldatei liegt unter datei, die zum Befüllen aufbereitete Fassung unter vorlage_datei.
• kanzlei/playbooks.jsonPlaybooks der KanzleiDie eigenen Prüfregeln der Kanzlei für Verträge (Playbooks).
• kanzlei/ablaeufe.jsonAbläufe der KanzleiDie für die ganze Kanzlei freigegebenen, selbst gebauten Abläufe mit ihrer aktuellen Fassung.
• kanzlei/ablauf-vorlagen.jsonEigene Ablauf-VorlagenAblauf-Vorlagen, die die Kanzlei selbst angelegt hat, mit Eingaben und Schritten.
• kanzlei/eigene-workflows.jsonEigene WorkflowsSelbst angelegte Workflows der Nutzer (Anweisung und Tabellenspalten) mit ihren Freigaben an Kollegen.
• kanzlei/skills.jsonSkills der KanzleiSelbst angelegte Skills mit Beschreibung, Rechtsgebieten und Verweisen auf Vorlage, Tabelle, Playbook oder Monitor.
• kanzlei/monitore.jsonMonitoreDie eingerichteten Monitore (Suchbegriff, Quellen, Häufigkeit); die Treffer stammen aus öffentlichen Quellen und sind nicht enthalten.
• kanzlei/rechtsnews-abos.jsonAbonnements für RechtsänderungenDie Abonnements für Hinweise auf Rechtsänderungen (Themen, Empfänger, Häufigkeit).
• kanzlei/zeitplaene.jsonGeplante AufträgeRegelmäßige Aufträge an die Plattform mit Ziel, Eingaben und Zeitplan.
• kanzlei/protokoll.jsonPrüfprotokollDas Prüfprotokoll der Kanzlei (wer wann was getan hat, mit IP-Adresse), wie es der Administrator unter Sicherheit → Audit-Log sieht.
• projekte/projekte.jsonAktenDie Akten mit Mitgliedern, Freigaben an Kollegen, Ordnern und verknüpften Akten.
• projekte/akten.jsonAktendatenDie Aktdaten: Aktenzeichen, Mandant, Rechtsgebiet, Streitwert, Beginn und Abschluss.
• projekte/fristen.jsonFristen und TermineFristen und Termine der Akten mit Status, Rechtsgrundlage und Herkunft.
• projekte/instanzen.jsonGerichtsinstanzenDie Verfahren der Akten bei Gericht: Gericht, Geschäftszahl, Instanz, Streitwert, Beginn und Ergebnis.
• projekte/beteiligte.jsonBeteiligteWer an welchem Akt in welcher Rolle beteiligt ist; die Angaben zur Person stehen in kontakte.json (kontakt_id).
• projekte/kontakte.jsonKontakteDie Kontakte der Kanzlei (Mandanten, Gegner, Gerichte, weitere Beteiligte) mit Anschrift und Kennungen.
• projekte/personen.jsonPersonen in AktenPersonen, die direkt in einem Akt (oder kanzleiweit) erfasst sind, mit Rolle und Kontaktdaten.
• projekte/aufgaben.jsonAufgabenAufgaben mit Status, Priorität, Fälligkeit und zuständiger Person.
• projekte/datenraeume.jsonDatenräumeDatenräume für Mandanten mit Checkliste, Auswertung und Status; die hochgeladenen Dateien stehen bei den Dokumenten (datenraum_room_id).
• dokumente/dokumente.jsonDokumenteDokumente mit Akt, Ordner und Einordnung; jede gespeicherte Fassung als Originaldatei unter fassungen[].datei.
• dokumente/kommentare.jsonKommentare zu DokumentenKommentare an Textstellen der Dokumente, mit Antworten (parent_id) und Erledigt-Vermerk.
• dokumente/aenderungsvorschlaege.jsonÄnderungsvorschlägeVorgeschlagene Änderungen an Dokumenten (gestrichener und eingefügter Text) mit Status und Begründung.
• dokumente/wissensbasis.jsonWissensbasisDokumente der Wissensbasis mit Titel und Art; die Originaldatei liegt unter datei.
• emails/emails.jsonE-MailsE-Mails aus angebundenen Postfächern mit Absender, Betreff, Zuordnung und erkannter Frist; abgelegte E-Mails liegen zusätzlich als Datei bei den Dokumenten (dokument_id).
• chats/chats.jsonChatsChats mit allen Nachrichten (Frage, Antwort, Anhänge, Quellenangaben) in zeitlicher Reihenfolge.
• chats/ablauf-ergebnisse.jsonErgebnisse von AbläufenLäufe von Abläufen mit Eingaben, Ergebnissen und Status.
• chats/redline-rueckmeldungen.jsonRückmeldungen zu geteilten RedlinesRedlines aus Abläufen, die der Gegenseite über einen Link gezeigt wurden, mit ihren Rückmeldungen; der Lauf steht in ablauf-ergebnisse.json (ablauf_lauf_id), der Link selbst ist nicht enthalten.
• chats/auftrags-ergebnisse.jsonErgebnisse von AufträgenAufträge an die Plattform (etwa über Nacht) mit Ziel, Status und Ergebnissen.
• chats/playbook-ergebnisse.jsonErgebnisse von Playbook-PrüfungenPrüfungen von Dokumenten gegen ein Playbook mit ihren Ergebnissen.
• chats/vorlagen-ergebnisse.jsonAus Vorlagen erstellte DokumenteBefüllungen von Vorlagen mit Eingaben und Status; das erzeugte Dokument steht bei den Dokumenten (output_document_id) oder, wenn es dort nicht abgelegt wurde, unter datei.
• tabellen/tabellen.jsonTabellenTabellen mit ihren Spalten (Frage je Spalte) und den Dokumenten in Zeilenreihenfolge.
• tabellen/zellen.jsonTabellenzellenDie Zellen der Tabellen: Tabelle, Dokument, Spalte, Inhalt, Belege und Prüfvermerke.
• tabellen/chats.jsonChats zu TabellenChats zu einzelnen Tabellen mit allen Nachrichten.

Nicht im Archiv enthalten sind:

• Suchindizes und daraus abgeleitete technische Daten (etwa die Texterkennung gescannter Dokumente, Vorschauansichten, interne Prüfvermerke und die Aufzeichnung interner Arbeitsschritte der Plattform)
• Systemanweisungen, Prüfregeln und sonstige Konfiguration der Plattform (etwa mitgelieferte Vorlagen, Playbooks und Abläufe sowie Freischaltungen)
• die öffentlichen Rechtsquellen der Plattform und Treffer daraus (etwa RIS, EUR-Lex und Findok, Treffer von Monitoren)
• Zugangsdaten, Schlüssel und Verbindungen zu angebundenen Diensten (Passwörter, zweiter Faktor, Zugangsschlüssel, Download- und Freigabelinks der Plattform, Zuordnungen der Pseudonymisierung)
• Betriebs-, Abrechnungs- und Protokolldaten der Plattform (Nutzungszähler, Bestellungen und Rechnungen, Anfragen und Rückmeldungen an PRINCEBERG, Warteschlangen, Benachrichtigungen, Anmeldungen und Netzwerkprotokolle)
• persönliche Bereiche einzelner Nutzer (private Bibliothek und eigene Mustertexte, nur für sich selbst angelegte Abläufe und Entwürfe, ungesendete Eingaben, Merklisten, gespeicherte Filter, persönliche Anzeigeeinstellungen, Gedächtnis und Stilprofile); diese sieht nur der jeweilige Nutzer
• Daten der stillgelegten Module elektronischer Rechtsverkehr und Honorarnoten; PRINCEBERG stellt sie auf Anfrage gesondert bereit

1. 1MitteilungDie Kanzlei teilt den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Umgebung mit der Kündigung in Textform mit. Für einen Wechsel kann sie jederzeit zum Ende eines Kalendermonats kündigen.
2. 2ÜbergangPRINCEBERG überträgt alle exportierbaren Daten unverzüglich, spätestens 30 Tage nach Vertragsende. Diesen Übergangszeitraum kann die Kanzlei einmal angemessen verlängern; bis dahin führt PRINCEBERG die Plattform auf Verlangen zum bisherigen Entgelt fort.
3. 3UnterstützungPRINCEBERG unterstützt die Kanzlei und von ihr beauftragte Dritte angemessen, informiert über bekannte Risiken für die Fortführung und schützt die Daten bei der Übertragung.
4. 4AbrufNach dem Übergangszeitraum kann die Kanzlei ihre Daten noch 30 Tage abrufen. Danach löscht PRINCEBERG die Daten nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und bestätigt die Löschung in Textform.
5. 5EntgeltFür den Wechsel und den Export verrechnet PRINCEBERG kein Entgelt: keine Wechselentgelte und keine Entgelte für die Datenübertragung.

Entgelte

Die laufenden Entgelte für Tarife, Lizenzen und Zusatzpakete stehen auf princeberg.com; für den Wechsel selbst verrechnet PRINCEBERG kein Entgelt. Bei jährlicher Zahlweise kann die Kanzlei für einen Wechsel oder die Löschung ihrer Daten ebenfalls jederzeit zum Ende eines Kalendermonats kündigen; PRINCEBERG verrechnet die Zeit bis zum Vertragsende dann zum Entgelt bei monatlicher Zahlweise, also ohne den Rabatt für jährliche Zahlweise, und erstattet, was die Kanzlei darüber hinaus bezahlt hat (Punkt 9.6 der Lizenzvereinbarung). Weitere Entgelte oder Vertragsstrafen bei vorzeitigem Vertragsende gibt es nicht.

Übertragungswege

Die Kanzlei lädt das Archiv selbst herunter (siehe Export) und übergibt es dem neuen Anbieter, oder PRINCEBERG übergibt es auf Weisung der Kanzlei direkt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Bekannte Einschränkungen

• Suchindizes werden nicht übertragen; ein neuer Anbieter baut eigene aus den Originaldateien auf.
• Eigene Vorlagen, Playbooks und Abläufe werden in dem Format exportiert, in dem die Plattform sie speichert; ein anderes System kann sie nur nutzen, soweit es dieses Format liest.
• Inhalte von Chats und Ergebnissen stehen so in den Dateien, wie die Plattform sie gespeichert hat (Text oder strukturiertes JSON).
• Ein Export gibt den Stand zum Zeitpunkt seiner Erstellung wieder.

Gerichtsbarkeit der Infrastruktur

Princeberg läuft auf Microsoft Azure. Vertragspartner von PRINCEBERG ist die Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz in Irland. Anwendung, Datenbanken und Dateien liegen in Rechenzentren in der Europäischen Union, in Irland und in den Niederlanden. Die KI-Funktionen laufen bei Microsoft Azure innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft; laut Microsoft kann sie neben den EU-Staaten auch EFTA-Staaten wie Norwegen und die Schweiz umfassen. System-E-Mails (etwa Einladungen, Anmeldelinks und Benachrichtigungen) versendet ein Dienstleister, der sie überwiegend in den USA verarbeitet.

Schutz vor unrechtmäßigem staatlichem Zugriff

PRINCEBERG schützt die Daten der Kanzleien, auch nicht-personenbezogene Daten, gegen staatlichen Zugriff aus Drittländern und gegen eine Übermittlung dorthin, wenn sie gegen das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats verstoßen würden:

• Technisch: Speicherung und Verarbeitung in Rechenzentren in der Europäischen Union; Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand; Trennung der Daten jeder Kanzlei auf Zeilenebene in der Datenbank; Zugriffe von Mitarbeitern nur, soweit sie für den Betrieb oder auf Ersuchen der Kanzlei nötig sind.
• Organisatorisch: PRINCEBERG gibt Daten an Behörden oder Gerichte eines Drittlands nur heraus, wenn das Ersuchen auf einer nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats wirksamen Grundlage beruht, etwa einem Rechtshilfeabkommen. Jedes Ersuchen wird rechtlich geprüft; rechtswidrige oder zu weit gehende Ersuchen lehnt PRINCEBERG ab oder ficht sie an, und herausgegeben wird nur das Mindestmaß. Die Kanzlei wird vor einer Herausgabe verständigt, soweit das gesetzlich zulässig ist.
• Vertraglich: Microsoft hat sich in seinem Datenschutznachtrag für Produkte und Services (Data Protection Addendum) verpflichtet, Ersuchen von Behörden an den Kunden zu verweisen, den Kunden zu benachrichtigen, soweit das rechtlich zulässig ist, und rechtswidrige Ersuchen anzufechten.